用友導入したお客様の中から単純で大量にある用友の入力作業を軽減したいというご要望を受ける事があります。用友の機能の中には入力作業を軽減する機能はありませんが、用友にRPAとよばれる別ソフトを組み合わせて利用していただく事で、ご要望のような単純な定形入力作業を効率化することが可能です。
今回はどのような業務がRPAで改善されるのか？ご紹介したいと思います。
RPAソフトを活用して財務作業の単純な入力業務を軽減
日本のニュースなどでパソコンの画面に「ただ今、作業中」などのコメントと共にスタッフの絵を貼り付けて紹介されているソフト「RPA」をご存知でしょうか。
RPAは「Robotic Process Automation」の略称で、ソフトの機能としては定型業務を代行作業し自動化します。
例えばExcelで入力された資料をシステムの画面に転記作業を行う。データ量が多く面倒で時間がかかっていた入力作業を、RPAを使い作業軽減を行うことが可能です。
RPAの導入の主な目的は作業の自動化と負荷軽減、ヒューマンエラーの防止、コスト削減などです。
それではRPAと用友を組み合わせた財務運用での利用事例をご紹介します。
ネットバンキングの振り込み業務などの単純入力作業を軽減
中国での振り込み業務において日本のようにメインバンクに支払いデータを一括送信し決まった日時に自動的に決済される運用はありません。
そのため振り込みを行う場合は、実際に銀行で出向いて支払いを行う、もしくはネットバンキングで支払いを行う運用が行われています。
そのためネットバンキングを利用している場合、支払い期日を迎えた日に入力作業を行いますが、支払い対象業者が多い場合は時間がかかる業務の1つです。
この振り込み業務をRPAで作業軽減。既存作業の用友の支払い画面とネットバンキングの振り込み画面の２つの画面の転記入力作業をRPAによりパソコン作業を代行します。
またパソコンが自動入力を行う業務のため、RPA専用のパソコン端末をご準備いただく事も可能ですし、RPA運用とスタッフが１台のパソコンで作業を行う場合は就業時間前や就業時間後など空いた時間を使ってRPAに作業をさせる事も可能です。
今回は振り込み業務についてご紹介しましたが、用友内の業務作業で同様の単純入力作業が多い場合、例えば輸入増値税(インボイス)業務、関税支払い業務、関税支払い決算業務、旅費出張費の記帳、買掛売掛の記帳、買掛売掛の記帳の決算などRPAを使って作業効率化を実現することが可能です。