現在、用友会計システム以外の他社会計システムをご利用中のお客様の中で、既存会計システム保守の面での不満・希望する機能を満たしていない、スタッフが操作習得に時間がかかる、会計システム代理店が撤退して継続利用が難しくなった等の背景から、用友会計システムに乗り換えをご検討のお客様もいるかと思います。
今回は他社の財務会計システムをご利用中のお客様が用友システムへの移行を行う場合に、お客様にご準備いただく内容や作業時の注意点をご紹介したいと思います。
用友会計システムの移行に必要な準備
システム移行を行う場合にどのような準備が必要なのでしょうか。まずシステム内で利用している勘定科目・得意先・仕入先マスタ情報、移行時の前月までの期末残高、売掛金・買掛金データ、固定資産データなど既存の会計システムから用友会計システムにデータ移行が必要となります。
なお各社の会計システムにはデータ出力の機能があると思いますので、必要データを出力して移行準備を行う形になります。なお各社の会計システムでデータ項目の構成や順番などが多少異なるため、実データを確認の上、移行作業を行います。
移行作業は、ご契約後に弊社でお客様と状況を確認の上、対応する形となります。
会計システム移行時に知っておきたい注意点
中国の会計期間は１月から１２月となっています。そのため通期の途中でシステム移行を行う場合は、マスタ情報以外に残高データ、過去の仕訳データなど対象年度の全会計データを用友側へ移行が必要となります。
通期途中に移行し一定期間を新旧の会計システムにて並行運用する場合は、仮に旧システムのライセンスの有効期限があると旧システムにアクセスが出来なくなる恐れもあるので、並行運用をご希望の場合は注意が必要です。そのため有効期限内に用友側への全データの移行作業をオススメしています。
またマスタで管理している区分やカテゴリ、管理項目など用友側で管理可能な項目に差異が無いかの確認、同じ項目でも桁数を満たしているか等の事前準備を行う方が、移行作業がよりスムーズに行われます。
このような作業については、ご契約後に導入検討のお客様の会計システムの運用状況を弊社とお客様とで確認を行い、弊社からアドバイスをご提示しながら移行作業を行う形となります。
なお前期など過去の財務データについては、旧会計システム内で確認が出来る状況を保持する、もしくはシステムが利用できなくとも確認が出来る状況（ExcelやCSVデータ、PDF）で保存を行い、監査時に確認ができる準備を行う必要があります。
お客様の運用状況においてシステム内の管理状況が異なると思いますので、今回ご紹介した内容以外に事前準備が必要になる場合もございます。用友への切り替えをご検討している場合は、弊社にご相談いただければと思います。
