用友U8には得意先の与信残高をマスタで管理する機能があります。マスタの与信額と実際の債権の残高を元に現在の与信額と債権残高を上手く活用して、実際の製品出荷時に与信額を上回る得意先の出荷警告を行う業務運用を取り入れたお客様の事例をご紹介。
債権の未回収が多い場合に出荷の判断をシステムで行い、出荷の可否を経営判断するシステム運用となります。
用友にある得意先管理情報の与信額を活用
用友U8の得意先マスタには「与信額」を入力して管理が可能です。また得意先別に債権残高の管理も可能なため、この得意先別の「与信額」と「債権残高」を活用して、製品出庫時に出荷する製品額を計算して、出荷判断を行う運用を実現します。
販売管理と在庫管理については弊社のシステムを導入しているお客様なのですが、用友の「与信額」と「債権残高」を弊社のシステム側と連携。
出荷指示を受けた時点で、出荷予定の製品数から販売額を把握し、与信額に対して現在の債権残を算出して出荷判断を行います。
与信額を活用した出荷運用イメージ
例えば画像のようにA社からD社までの得意先があった場合、既に与信限度額を越えているB社はそもそも出荷対象外。
A社、C社、D社については、与信限度額を越えていないので出荷対象となります。
ただし実際の製品出荷時において、C社D社は出荷額を債権残高に加算すると与信限度額を超えるため出荷対象外。
出荷可能なのはA社1社のみとなります。
出荷作業を行う現場スタッフは販売額を把握していないため、出荷作業前の準備段階で債権残高の計算を行い、事務所に警告を表示。警告が発生した得意先については、管理部や総経理の判断を仰ぎ、出荷の可否を判断し出荷作業を行う物流部門に連絡を入れます。
システム導入を実現したお客様の運用
先程の例のA社とB社について実際の運用では、A社は債権残高と製品出荷額が与信限度額を越えないので、通常通りに出荷作業を行うことが可能です。
ただB社の場合は元々の与信限度額を債権残高が越えていて、更に製品出荷を行うとするため、事務所側に設置しているパトライトが点灯。管理側は異常出荷となるB社についての出荷判断を総経理に通知して、出荷する理由などを営業担当が説明。
出荷の判断の可否を行った上で出荷の実作業に移る仕組みとなっています。
ご紹介したシステム構成にすることで、特定得意先の未回収債権の増加を未然に防ぎ、営業に対して回収作業の徹底を促す仕組みを導入することで曖昧な人の判断からシステムで明確な運用を実現することが可能です。
