用友システム開発のご提案ではありませんが、実運用が開始された後に財務担当者の作業効率を大きく向上するバーコードとハンディーターミナルを活用した、精算書や送り状、受領書の現場改善のご提案を紹介したいと思います。

今回の改善ポイントはバーコードやQRコードハンディーターミナルのOCR機能です。

精算書・送り状など頭を悩ます大量ドキュメント管理

中国工場の送り状管理

中国の財務業務で利用した精算書や送り状、受領書などドキュメント類は財務資料としてひと纏めにしてファイリングやダンボール箱などに月または半期などの単位で保管を行います。保管した資料は監査などで指摘があった場合などの調査資料として活用されます。

しかし用友U8を導入している企業規模になると、精算書や送り状、受領書などの保管するドキュメント類は膨大な量になります。

写真は中国のある製造工場の現場ですが、鉄カゴの中には月単位に受領書をファイリングして保存。受領枚数が多いためファイルは山積みで保管されています。このため保管場所の確保や管理ファイル数も非常に多くなるのですが、問題となるのは「監査時の調査時間の確保」なのです。

ドキュメント管理を劇的に改善するハンディーターミナル運用

ハンディターミナルとバーコードを使った中国の財務運用改善術

精算書などのドキュメントはシステムから出力するフォーマットには連番が付与されており番号情報を通じてシステム検索などに活用方法が確立されていますが、必要となるドキュメントがどのファイルや段ボール箱に保存されているのか?を探し出す作業が手動作業を中心としたアナログ管理のため非常に難しく時間が必要となるのです。

そのため弊社からのご提案としてドキュメントを保存するファイルや段ボール箱に管理番号をQRコードやバーコードなどを付与して、ハンディーターミナルと呼ばれるバーコードスキャナーを利用して管理番号とドキュメントに付与されている番号をスキャンし紐づけ管理するご提案しています。

一般的にハンディーターミナルではバーコードをスキャンできるのが一般的ですが、最新のハンディーターミナルでは英数字のテキスト情報を読み取るOCR機能付きの機器が販売されていますので、精算書などの管理番号が英数字のみの管理でも対応が可能です。

また既に管理番号部分がバーコード付与されている場合も同様に管理が可能です。

スキャンをして収集したデータはパソコンと接続してデータ転送。パソコンへはCSVなどのデータ形式で送信します。管理情報としては作業した日付情報とファイル番号にファイリングしたドキュメントの管理番号が紐付いた状態で保存されます。

用友などで監査を行いたい情報を頼りに、ファイリングしたドキュメント管理番号を検索してファイル番号を遡って確認が出来るため、いざという際の調査時に威力を発揮します。

管理しているドキュメント類にバーコードが付与されて無いが付与を行いたい場合は、用友であれば弊社対応も可能ですし、バーコード追加など運用を変更したくない場合はOCR機能を元にご対応を行うことも可能です。

今まで当たり前の運用で改善が難しいと思っていた財務担当者様、弊社にまずはご相談ください。財務運用の業務改善もサポートいたします。

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