日系企業様向けに用友の導入、開発を担当している上海HST(上海慧索計算機科技有限公司)です。今回は用友の二次開発を導入した貿易企業様の事例をご紹介します。
導入した貿易業様は得意先や仕入先が多く、取り扱う製品も多種多様。
そのため財務部や営業部が作成する日本向けの報告書に多くの時間を割いていました。
二次開発により「日本向けのドキュメント類」を自動化。導入を決断した背景や導入までの流れ、導入後のメリットなどをまとめましたので、システム導入の検討にご活用ください。
今回用友の二次開発を依頼した機能の範囲
HSTさんに用友のデータを利用した「日本提出用のドキュメント類の自動出力機能と日本語変換機能」を依頼しました。
日本へ提出する４種類のドキュメントが開発対象。
具体的には得意先の売上集計・仕入先の仕入額集計の各ドキュメントと売上に対してのコストを集計したドキュメント類になります。
また売上、仕入額とも「カテゴリー」という概念があり、例えば電子部品向け、自動車部品向けなどそれぞれカテゴリー別の小計計算も集計作業が手間だったので開発の依頼をさせてもらいました。
用友の二次開発に踏み切った背景
「作業時間の短縮」「精度向上」「意思の疎通」の３点です。
資料作成にかかる膨大な時間
専任の担当スタッフが作業にあたっていますが、作成した資料は日本提出前に日本人担当者が確認し不備がないか、不明点がないか確認を行う必要があります。
貿易業のためどうしても得意先、仕入先の数が多いため限られた時間内に全ての数値の確認が難しく、売上上位までのチェックしかできていませんでした。
これは確認の前段階である財務部と営業部スタッフの資料作成に大幅な時間を割いていたためです。
手作業で発生するヒューマンエラーと意思疎通の問題
資料作成は手作業のため、入力ミスや新規顧客が生じると間違える点があり、ミスや漏れの確認も同時に行う必要がありました。
ただ財務部スタッフは日本語が話せず、日本人スタッフも中国語は片言。意思の疎通も大変なため、極力ミスの無い運用方法を模索していました。
改革に立ちはだかった言語の壁
頑張って残業し対応にあたる中国人スタッフを見ていると改革を行う必要があると感じました。
そこで用友システムを導入している代理店に開発の相談をしたのですが、弊社担当の用友代理店は日本語がNG。
今回の開発要望の説明を弊社の日本語が話せるスタッフ経由で相談したのですが、代理店から弊社の意図を組んだ回答が得られませんでした。
そのような結果を受け仮に二次開発を対応しても、不具合や不明点が発生した時に明確な回答と修正をしてもらえるか？が正直不安になりました。
どうしたものかとネットを調べた所、日本語対応が可能で日本人スタッフも駐在しているHSTさんを探してご相談させてもらいました。
用友開発と導入までの流れについて
お問い合わせ後すぐにご連絡があり、弊社の日本人担当者より日本人営業の方に問題点を何かと相談させて頂きました。
弊社の意図をご理解いただいた上で、日本語と中国語による提案をご提示して頂き、その後に提案書を元に今回のプロジェクトの詳細を財務部と打ち合わせ。
財務部スタッフも作業負荷が減る点を理解した上で見積書をご提示いただき、価格面も予算内でしたのでGOサインを出して開発着手しました。
実導入も事務所で財務部スタッフに操作説明をしていただき、導入後のテストで生じたデータの差異など本来は弊社の調査範囲なのですが用友代理店と財務部スタッフの橋渡しをHSTスタッフの方に対応いただきました。
日本人と日本語が話せる中国人スタッフの方が対応いただいたので、弊社の日本人スタッフも気軽に質問させて頂きました。
用友開発の導入前と導入後の運用面の違いについて
圧倒的に作業時間が短縮された点です。
必要なマスタ情報を一度登録してしまえば、指定の画面から出力したい日付を選択してボタンを押すだけで欲しいドキュメントが出力されます。
その上、日本語への変換も完了しているので締め日が完了した瞬間から日本向けの確認作業に移ることが可能となりました。非常に楽です。
今までの作業が嘘のように改善され、目の行き届かなかった部分もチェックができる体制が整いました。
HSTのシステムはWEB上で確認できるシステム構成のため、社内であればどの端末からでもデータ出力が可能に。財務部や営業部に資料ダウンロードを指示しなくとも、日本人担当が自由にデータ出力と加工ができる状態になりました。
全体資料の確認が可能になり不備の見える化が実現し直ぐ様スタッフに修正指示が出せ、用友の入力データの精度が徐々に上がっているのがわかります。
また日本語ができる中国人スタッフがHSTさんにはいらっしゃるので、不明点があった際にHSTさん経由で弊社の財務部スタッフに確認して頂き運用もスムーズに進んでいます。
お客様情報
【本社基本情報】
設立1976年
資本金25億円
従業員262名
【中国拠点情報】
設立；1979年
拠点：上海、青島、四川、大連、深圳
取扱品：産業機械、エレクトロニクス製品、化学品、アパレル、食品
さいごに
如何でしたか？ドキュメント作成の自動化を成功した貿易業様の生の声でした。
今回は貿易業のお客様でしたが、他社様も日本向けに提出する資料作成に多くの時間を割いているのではないでしょうか。
HSTは06年より用友の開発と導入を行ってきた経験より、企業の用友運用の困りごとを解決します。
用友の運用の見直しを考えていた、こんなドキュメントを自動化できないか？お悩みの経営者様、担当者様、一度弊社までご相談ください。日本人スタッフが対応にあたります。